内定者フォロー内容を決める4つのポイントをわかりやすくご説明します。

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内定者フォロー内容を決める
4つのポイント

はじめに

はじめまして。プロシーズです。

内定者フォローツール[内定者パック]を2003年から提供しています。
毎年、何百、何千人という人事担当者様のお声をいただき、内定者フォローの現実と真剣に向き合ってきました。

なぜ今、内定者フォローが重要なのか?

内定者フォローをやることになったけど、そもそもどうして重要なの?

コストと手間をかけて採用した内定者も辞退することがあっては採用活動が無駄になってしまいます。また、前準備もなく、いきなり会社に入ってしまうと、会社にかかわる様々な初めてのことに対して、受け身な姿勢になってしまうことも、しばしばあります。

内定者フォローを通じて、内定者を無事に入社につなげること、そして、会社での働く準備を行うことが大事です。

近年、新卒採用の採用予定数が増えていましたが、新型コロナウィルス感染拡大の影響により、一部では採用が難しくなった業界・企業が出てきました。しかし、2021年卒の大卒求人倍率調査をみると、前年の1.83倍から1.53倍に低下する動きはあるものの、以前のリーマンショックほどの求人倍率にはなっておらず、引き続き新卒採用を継続する企業は多いものと予想されます。
欲しい人材は企業間で競合し、結局「同じ学生に内定が集中する」という、内定取得者に限れば、売り手市場という状況が、以前よりは緩和される可能性はありますが、継続されるでしょう。そんな中、コストと手間をかけて内定を出した人材を、いかに取りこぼしなく、かつ意識高く、入社させるのか、が人事担当者様にとって重要な仕事となってきます。

内定者フォローって何をしたらいいの?

とはいっても、実際の現場では、それぞれの会社でスタンスが異なっており、フォロー内容は様々です。

人事担当者様の中にも「じゃあ、何をすればいいのか。」「他社はどうしているのか。」と、お悩みの方はいらっしゃると思います。

この悩みを解決するポイントは、
ズバリ、会社が内定者に望むこと内定者が望むこと、この2つを明確にし、優先順位を付けて、方針を決めることです。

ご存じの通りですが、商品やサービスが社会に呼応した形で変わっていくのと同じように、内定者の気持ちや企業のニーズも、景気や社会情勢によって揺さぶられ、変わっています。
そこで、その時々の不安感を解消し、採用した人材を無事に入社につなげるのが、内定者フォローをする人事担当者様の至上命題となるのです。

内定者の不安の本質を解消するためにも、必要とされているフォローは何なのかを探ることが解決に至る方法といえます。

次の項から内定者フォローのポイントを分析していきたいと思います。

内定者が内定者フォローに望むもの

内定者が内定者フォローを希望する理由というのは、何なのでしょうか?
多くの内定者は「内定が決まったのだから、あとは入社を待つだけ・・・」とは考えていません。内定者として本当に歓迎されているのか、不安でいっぱいなのです。

では、昨今の学生が内定者フォローに望むこととはどのようなことなのでしょうか。

長年、弊社では内定者パックをご利用の企業様の内定者に向け、アンケートを実施しております。内定者の要望はかわらず、以下のようになっています。

質問内定者に聞きました。
内定者フォローを望む理由

内定者フォローをなぜ受けるのか?
内定者が内定者フォローを望む理由は以下の点になります。
  1. 1位同期との連帯感
  2. 2位会社の情報
  3. 3位スキル・知識

次の項では、内定者がなぜ上記3つのフォローを必要としているのか解説します。

内定者の悩み

会社の情報

自分が来年どうなるか知りたい

セミナーを開催したり、会社の採用サイトで会社の情報を公開しても、内定者にとってはまだまだブラックボックス。
「業績、給料とか、本当に求人の通りなの?」
「寮にベッドや冷蔵庫はあるの?あれば今のは捨てなきゃいけない。」
「住まいの契約はいつごろすれば?いきなり言われても困るし、知りたい!」
「どんな服装だったらいいんだろう?」
と、些細な事まで気にかけているケースも少なくありません。

会社ホームページや募集をしている求人広告はあくまで広告です。
それ以外の本当の情報が欲しい、と内定者は望んでいます。
本当のことは入社してみないとわからないことは知っているけど、でも、多少でもいいから知りたい。
そのため、採用試験前にOB訪問をする学生や、去年の懇親会の写真から読み取ることができる情報を必死に読みとろうとしたりする内定者がいるのです。
内定者にとってみれば、去年の新人研修のカリキュラムを教えてあげるだけでもとても有益なものだったりします。

さらには昨今、サークルに入らない人が増えてきていて、上の人との繋がりがないまま、急に社会人となり、入社後のイメージをつかめないことも、この不安を増大させる要因になっています。

スキル・知識

会社はアウェイ

周りに、ほぼ学生しかいない学生が急に社会の中に入っていくのですから、年上の人がたくさんいる会社に入るということは、知らない世界に入るようなものです。

そんな中で内定者は次のように考えます。

何もわからない。
だけど、まずはキチンとした仕事ができるようになりたい。

しかし、具体的に何をしたらいいかわからない。
入るまでわからない。

せめてマナーや最低限と思われるスキルだけは身につけて、失敗したくない。⇒結局実践できないけど

『ゆとり世代』だからなのか、日本人特有なのか、横並び意識が強く、昨今は最初からつまずきたくないと思う内定者が増えています。
しかし、最近はそんな傾向の中にも、新たな動きが強まっています。
不景気が、「取っておくと有利な資格とかありますか?」と聞いてくるようなまじめな子を増やしているのです。
それは人事担当者様方も、身を持ってご存知かと思います。

「何かちゃんと準備したい。」
この焦燥感のためにTOEICや簿記、マナーなどを学びたいという内定者が多くなります。

一番知りたいのは仕事のこと -研修で受けたい講座一覧-

同期のつながり

仲間が欲しい

いろんな準備をしても結局はアウェイなので引き続き不安を感じている内定者が多くいます。
そこで、一緒にこの気持ちを共有できる「仲間が欲しい」と考えます。

しかし、今まで付き合っていた学校の仲間とは別の道を歩んでいきます。
だから、今から一緒に働く同期と仲間になりたい、と思うようになります。


これらのことを全てフォローするとしても子どもじゃないんだから、と思う方もいらっしゃると思います。

もちろん、スタンスはそれぞれで違って良いと思います。
「とりあえず入社してくれればいい。連絡だけとれれば。それまではせっかくだから、学生時代じゃないとできないことをやっておきなさい。」
「社会人なんだから、入社時には意識を切り替えてもらわないと困る。」
「最低限、このスキルだけは身につけて欲しい。」

会社の内定者フォローを行う目的や採用数によっても、フォロー内容も変わって当然です。

オンライン活用事例:内定者の仲を深める自己紹介・日記リレー

内定者SNSについているプロフィール機能を使うことで、入社前にお互いの顔や趣味を知ることで話すきっかけにもなり、より早い段階で内定者同士の親睦を深めることができます。

はじめての顔合わせの際には、このプロフィールをプロジェクターで投影することで、内定者紹介に使えます。その後は内定者日記リレーなどで知り合った内定者たちが交流し続けるきっかけを作ると、より親近感を作り、不安解消につながります。

新型コロナウィルス感染症対策により、
対面コミュニケーションができなくなった影響について

コロナ禍で状況がかなり変わりました。どこに意識して対策していくといいのでしょうか?

WEB面接への切り替えや内定者と直接会う機会が減ることで、同期のつながりの醸成がしにくくなり、会社の情報を伝えづらくなりました。

オンラインを最大限活用して、同期のつながり作りを行っていくことや会社の情報を伝えていくことが大事です。

では、これらを踏まえて、内定者フォローのポイントを確認していきましょう。

ポイント1 定期的な連絡

いつ内定者に連絡するかは会社次第です。
しかし、想像してみてください。

「内々定の連絡もしたし、次は、内定式前に連絡をしようかな。」という対応を考えていたとします。
しかし、内定者にとってみれば全く先が見えない状態なのですから、
「つぎは、いつ連絡があるのかな?」

「あれ?連絡がないのは自分だけじゃないだろうか?」

「私は本当に内定者なんだろうか?友だちは、内定先から色々連絡が入っているって言うし・・・。」
と不安を覚えているのです。

では、どういった具合に連絡すると良いのでしょうか。

入社までのスケジュール、入社後のスケジュール、研修内容の予定、入社準備の段取り、などこまめにお知らせできるとよいですが、同時に人事担当者様が他の業務を抱えるの中で、「そこまで内定者に手間をかけるのか。」という問題もありますので、程度は会社ごとの判断にはなります。

しかし、少なくとも定期的な連絡がある方が良いです。
月に一回連絡します、ということになれば、少なくとも内定者は「自分は内定者なんだ」という実感を持ちますし、月に一回連絡があることががわかっていれば、その間マメな連絡がなくても、安心します。

連絡を定期的に行った場合:[会社]内定式入社のあとは研修だな。後手後手にならないようスケジュールはきっちりとしよう。[内定者]内定式は来月!懇親会ではいっぱい質問したいな♪
連絡を定期的に行わなかった場合:[会社]そろそろ内定式だ!内定者に連絡しないといけないな。[内定者]連絡来ないなぁ…内定ってホントだったのかな…?

内定者は連絡が綿密であればあるほど大切にされている感じを受けますが、過疎になればなるほど大切にされていない感じを受けます。
過疎すぎると内定者の別のコミュニティで「うちの内定先の会社はこの前~~みたいなことがあったよ」など、別の会社の話を聞くと余計不安になります。

1年間の内定期間を過ごす中、スタンスを維持してもらうために、連絡には心配りをしてください。

オンライン活用事例:ブログ配信・スケジュールの共有

まずは気楽に人事ブログを配信してみることをおすすめします。内定者との距離をグッと縮めることができますよ。

また、先輩社員ブログもおすすめです。先輩社員や会社との距離を短く感じることができて、入社に向けて不安を多少解消できた、という内定者も多いでしょう。

何をしたらいいんだろう・・・と不安に思ってしまう内定者や、本当に内定をもらえているのだろうかと不安になる内定者は多いので、入社までのスケジュール共有もまた有効です。わかる範囲で事前にスケジュールを共有しておくと内定者には便利ですし、不安解消にもなります。

ポイント2 内定者同士の交流を深める

内定者の仲間と事前に交流することで、入社へのモチベーションアップや、不安の解消、また一体感が生まれることで入社後研修もスムーズにいくことに繋がります。

新型コロナウィルス感染症対策によりオンライン・コミュニケーションになった影響

選考のWEB化により、内定者同士の接点がなくなることへの不安が高まる

これまでは、選考中の面接や会社に集まって行うグループワークをきっかけに自然と内定者が同士が繋がり、仲間ができていました。

しかし、コロナ禍でWEB面接やWEB面談に変換されたことで、対面で会う機会も作れなくなり、内定者同士の直接的な接点が少なくなりました。これまで自然と生まれていた同期のネットワークがなくなったことで、一体感が生まれにくく、不安も大きくなりがちです。さらには、入社後の研修がスムーズにいかなかったり、仕事上の悩みを相談しにくくなるといったことも懸念されています。

内定者側も内定者同士の交流を求めている

また、内定者側も内々定者同士の交流をしたいというニーズが高い傾向にあります。

マイナビの調査によると、2021年卒業の内定者が「内定者がフォローを受けたいと思う」理由の1位は「内々定者同士の人間関係を深めたい」という結果が出ています。
また、「もしこうだったら『この会社でいいのか』という不安は解消されたのに」と思うこと第1位は、「内々定同士で交流がある」という結果になりました。(参照:マイナビ 2021年卒 学生就活モニター調査(2020年8月))

では、内定者同士の接点がない状態から、オンラインでどう交流を深めてもらうのがよいでしょうか。

内定者同士の接点がない状態から
交流を深めるアイデア

1 まずはお互いのプロフィールを見れる状態を作る

仲間の存在が見えることが安心感に繋がります。
まずはどんな人がいるか、内定者同士、お互いの自己紹介やプロフィールを共有することで、一緒に入社をする仲間が見えて、安心できます。

オンライン懇親会を実施する場合、初対面の場合は特に画面越しでなので相手がどんな人なのか情報が伝わりにくい部分がでてきてしまいます。
事前にプロフィールを共有し合うことで、どんな人かということを知ることができるため、コミュニケーションの心理的ハードルを下げることに繋がります。

アイスブレイクのカギ 共通点を見つける

対面で複数人のワークをする時に、よくアイスブレイクとして共通点探しのゲームが取り入れられることもあるかと思いますが、自己紹介にもその要素を入れ込むとより打ち解けやすくなります。

例えば、学部が一緒、出身地が一緒、趣味が一緒、好きな食べ物が一緒、会社のいいと思ったところが一緒、内定の決め手が一緒 など、共通点を見つけることで 親近感がわいたり、コミュニケーションのきっかけになりますので、自己紹介の項目として内定者に記入してもらうのもポイントです。

2 人事担当者抜きで内定者同士で
コミュニケーションをとる機会を作る
オンライン懇親会で内定者同士だけで話す時間を設ける

ZOOMなどのWEB会議システムで行われるオンライン懇親会。
自己紹介などを行ってコミュニケーションを促すことができます。司会進行は大事な役割ですが、人事担当者がいる場だと、緊張感があって話づらいということも。
懇親会の最後の時間は、人事が退出して内定者だけで話す時間を設けてみる工夫をしている企業様もいらっしゃいます。ラフなコミュニケーションをとれる時間を設けることで、より同期を知る機会を増やすこともできるでしょう。

オンライン上にいつでも内定者同士が交流できる場所を用意する

感染症対策以前からも頻繁に取り組みがされていたものではありますが、内定者フォローツールやチャットツールを使って、情報交換ができる場を提供するのも良い取り組みです。自己紹介や日記リレーを行うことで交流がいつでもどこでも図ることができます。

3 チームワークや一体感をつくるワークや研修を行う
オンラインでできるチームワークを醸成するゲームを実施

オンライン上でチームワークを試す取り組みも一体感を作り出します。特化した研修を提供するサービスを活用するのも有効です。自社で行うことも可能で、テーマを自社に近いものに設定するとより会社の理解が深まることにもなります。例えば不動産・建築会社の場合、「理想の海沿いのマンションとは?」といったテーマをもとに数人のチームに分けて話し合い、発表してもらうといった取り組みです。

ポイント3 情報をオープンに

ポイント2で内定者同士のつながりが大事と書きましたが、同期の懇親会などだけでは根本的な不安感を解決してくれません。
不安な者同士で集まるので不安解消のための情報がないのですから気休めにしかならないのです。

では先輩社員との懇親会はどうでしょうか。 内定者は意欲を駆り立てられる情報を手に入れることができますし、まだ内定者なのにこんなに受け入れてくれてありがとう、という感謝の気持ちになっていくでしょう。

一番知りたいのは仕事のこと

一般的に先輩と同席させる懇親会・飲み会を開く場合が多いのではないでしょうか。

これは内定者からのニーズも非常に強いものです。

内定者は人事部の話よりも自分と同じ仕事をする人の『現場の話』が聞きたい、と思っています。
しかし、その人のプライベートな話は特に興味はありません。
仕事をしていく中で、何をやってどんなことをしているのか、何を失敗したのか。
自分が将来どうなるか、不安感を解消したいため、高い興味を持っています。

先輩社員との懇親会

ですので、人事部だけで内定者フォローは完結しません。
巻き込む力が必要です。周りを巻き込んで内定者をやる気にしていってください。

その方法のひとつとして、入社2、3年目の先輩社員を巻き込んでフォローする方法があります。実際に年次の近い先輩の人柄を知ることで内定者も安心する上、入社後に自分がどのように働くのか、具体的なイメージをもつことができます。

今、感染症対策のために、会社訪問や対面することが少なくなっています。実際、先輩社員との顔合わせなどが行えなかったことで企業理解不足で内定辞退も増加しているという声もいただいています。ぜひオンラインを通じて会社の情報を伝えていってください。下記はその活用事例です。

オンライン活用事例:先輩ブログ・社内報の活用

先輩ブログでも、上記のようなどんな働き方をしているかを発信することで、将来自分がどんな働き方をするか具体的にイメージできるようになり、安心感を持ちます。その他にも、社内報が社内にある企業も多いと思います。社内報のデータをPDFにして、内定者に配信することもまた有効でしょう。

先輩ブログで行う情報発信のテーマ例
  • 会社のリモートワークの様子
  • お昼何を食べているか
  • とある1日のスケジュール
  • コロナ対策について
  • 自己紹介(先輩紹介)
  • 会社のイベント・行事の紹介
  • 表彰制度の紹介
  • 夏休み・冬休みにしたこと
  • 年末年始どう過ごしたか
  • 近況報告

ポイント4 働く準備

入社後の自分はどんな風に働くのかを想像したときに、大多数の学生は会社=厳しい世界と考えており、自分の身は自分で守るしかないと思う気持ちを強く持っています。
そのため、「何をしたら仕事ができる人になるのか」を模索します。
つまり業務に必要になってくるスキルを準備することに積極的です。

ですので、そういった準備に対して支援を行ってくれる会社には強いロイヤリティーを感じるケースが多くあります。

ロイヤリティーを感じてもらうことはとても大切なことです。
双方「ありがとう」といえる姿勢は愛社精神を築き、長きにわたり会社に貢献してくれる要因となるものです。

学習について

反面、今の内定者たちは社会からはゆとり世代と呼ばれることもあります。
小中学校のころからメールといえば携帯という世代。今ではメールさえあまり使わない時代にもなりつつあります。
そのためメールに絵文字を使い、件名がなかったり、名乗らないことを当たり前だと思っている。
そういったIT文化に慣れた世代だからといって基礎ITスキルが高いかというと高くない。
できるのは大学時代に論文を書くために使ったWordだけ。
そんなこともよくあることです。
社会人としてのスキルが高いかというと、そうでないケースも多くあります。

しかし、せっかくの入社前という緊張している時期です。
これを有効活用しない手はありません。
慣れていない今のうちに内定者フォローを行い、会社を強くしていきましょう。

オンライン活用事例:eラーニングで入社前に内定者研修

内定者の多くが最初にぶつかる壁、「ビジネスマナー」を事前に学んでおいてもらいましょう。弊社のeラーニングでは実際のビジネスで使われるような些細な部分も動画形式で学ぶことができますので、イメージがわきやすくなります。

また、Excel・Word・PowerPointを学習させることもまた大事です。最近はタブレットやスマートフォンしか使ったことがない内定者も多く、PCの使い方に不安を感じる内定者もいるので、入社前に基礎を身につけてもらいましょう。弊社のMicrosoftOfficeのeラーニングは数多くの企業に選ばれ、今までの受講者数は10万人以上。本格的な講義と、身につく操作シミュレーションをご用意しています。

私たちはWebで最大限に内定者フォローの効果を高めるサービスを開発し、2003年より現在にかけて数千名以上の人事担当者様にご利用いただき、ノウハウを築いてきました。

内定者フォローのノウハウを詰め込んだ資料を無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。